hoe ai de administratie van je inkoop kan stoppen

de meeste mkb-ondernemers zien ai als een middel om harder te werken. wij zien het als de oplossing voor de taken die nu uren vreten en frustratie veroorzaken.

bij een recent gesprek met een horeca-ondernemer kwam de olifant in de keuken direct op tafel: administratie. of specifieker: het handmatig bijhouden van voorraad en het controleren of alle bestelde én geleverde goederen ook kloppen met de factuur.

dit is een klassieke administratieve skills gap. het is zonde van de tijd van geschoold personeel.

strategische winst: de drie pijlers van slim inkopen

ai automatiseert niet alleen; het tilt je inkoopproces naar een strategisch niveau. de winst zit niet in ‘een paar euro besparen’, maar in het minimaliseren van verspilling en het maximaliseren van efficiëntie.

dit zijn de meest impactvolle toepassingen die we bij mkb-bedrijven implementeren om direct strategische winst te boeken:

1. demand forecasting: ai analyseert reserveringen, historische data en zelfs weerpatronen. je weet exact hoeveel ingrediënten je nodig hebt, waardoor je verspilling minimaliseert.
2. inventory management: realtime voorraadbeheer. het systeem plaatst automatisch bestellingen wanneer kritische levels bereikt worden, zodat je nooit misgrijpt.
3. prijsoptimalisatie: ai vergelijkt dagprijzen, leveranciersvoorwaarden en contracten. je koopt altijd in tegen de scherpste marktprijs.

de digitale audit: einde aan handmatige controle

de grootste tijdwinst zit echter in de automatisering van de inkoopcontrole. de mkb-praktijk in nederland leunt nog vaak op stapels leverbonnen en handmatige excelsheets. dit is onze data-vingerafdruk van de sector: kostbare tijd verdwijnt in papierwerk dat niet matcht.

ai fungeert hier als de perfecte, digitale auditor die je governance direct verhoogt:

• match leverbonnen: ai leest ingescande documenten (ocr) en vergelijkt de geleverde aantallen direct met de oorspronkelijke bestelling.
• factuurcontrole: het systeem checkt of de gefactureerde prijs overeenkomt met de afgesproken inkoopprijs, inclusief controle op btw-fouten.
• geautomatiseerde actie: bij een discrepantie krijg je direct een melding. je hoeft nooit meer handmatig stapels papier door te spitten.

governance als kwaliteitsmerk

automatisering en governance gaan hand in hand. volgens bart kuiper, onze autoriteit op het gebied van governance en de eu ai act, is dit essentieel. hij stelt dat de eu ai act niet moet worden gezien als een barrière, maar als een kwaliteitsmerk en strategisch voordeel. wanneer je systemen voldoen aan strenge regels, straalt dat af op je hele bedrijfsvoering.

maar hoe krijg je al die losse excelsheets en oude erp-systemen verbonden? hier komt de expertise van taco van der poel, onze architect van versnelling, om de hoek kijken. hij focust op het creëren van veilige, geautomatiseerde flows die de data koppelen en de ai laten leren.

onze aanpak is gestructureerd en begint altijd bij de basis:

1. data-inventarisatie: welke software, pdf’s, en e-mails gebruik je nu voor je inkoop?
2. integratiepilot: we creëren een veilige flow om de data te matchen en de ai te trainen.
3. governance framework: we zorgen dat de automatisering voldoet aan alle relevante regelgeving.

start met de dtl digitale gezondheids-scan

om te weten waar je kunt beginnen met strategische winst en het dichten van de skills gap, moeten we je bestaande digitale fundament in kaart brengen.

wij noemen dit de dtl digitale gezondheids-scan.

tijdens deze scan brengen we in kaart welke software je nu gebruikt en hoe we deze slim kunnen koppelen voor maximale ai-automatisering.

ben je klaar om die urenlange inkoopadministratie definitief te stoppen? neem contact op om je dtl digitale gezondheids-scan in te plannen.